Academia: Listados y correspondencia

Listados y correspondencia

El programa está preparado para la confección de listados de grupos con el añadido de poder enviar emails de forma automática sin necesidad de tener que abandonar la aplicación.

Creando un listado

Para crear un nuevo listado seguimos los pasos:

• Vamos al menú Listados: Etiquetas y correspondencia.
• Pulsamos el botón Nuevo.
• Establecemos una descripción para el listado (ejemplo: Felicitaciones navideñas, Listado de asistentes al seminario, etc...)
• Añadimos la gente que debe incluírse en este listado. Existen varias maneras: podemos añadir gente matriculada, tutores, profesores, empresas e incluso datos de gente que no figura en el programa. Para ello contamos a la derecha con varios botones que dirigen a las distintas opciones. Hay que tener en cuenta que podemos incluso mezclar distintos orígenes (es decir, hacer un listado en el que figuren nombres de alumnos matriculados, profesores y empresas, por ejemplo)

Si lo único que queríamos era generar el listado al darle al botón guardar lo almacenaremos. Podemos también imprimirlo para tener una copia en papel.

Creando etiquetas de correspondencia

Si lo que queremos es imprimir etiquetas para enviar correo postal vemos que en la zona inferior izquierda contamos con las opciones para seleccionar una impresora y el modelo de etiquetas a utilizar. El programa viene configurado para usar varios modelos de la marca APLI, una de las más comunes de etiquetas, pero no dude en contactar con nosotros si necesita un modelo personalizado.

Una vez escogida la impresora y el modelo de etiquetas pulsaremos el botón de Etiquetas para mostrar la vista previa en pantalla y desde allí realizar la impresión.

Exportar los datos a una hoja de cálculo

Si queremos exportar los datos a una hoja de cálculo pulsaremos el botón Exportar a fichero y se nos exportarán las columnas de forma que podamos cargarlas en una hoja de cálculo o en cualquier programa que acepte texto en formato separado por punto y coma.

Enviar emails

Cuando tenemos un listado completo podemos ir a la solapa 'Enviar correo electrónico' y allí establecer un Asunto y un Texto para el correo. Al darle al botón Enviar se lanzarán tantos emails como usuarios tengamos en el listado. Hay que tener en cuenta que el programa manda un email para cada persona que figura en el listado, de forma que se respeta la privacidad al no mandar una cadena de correos enlazados.

Para poder enviar emails desde el propio programa debemos haberlo configurado antes estableciendo los datos de nuestro servidor de correo electrónico. Esto se hace en la sección Utilidades: Configuración: Configuración del correo. Allí estableceremos los parámetros de nuestro correo electrónico como haríamos en el Outlook o en el Thunderbird. Una vez hecho el programa ya podrá mandar emails directamente.